Personal Data Protection Notice for Parents and Guardians
This notice explains how SeDidik Sdn Bhd ("SeDidik", "we", "us") collects and uses personal data about your child and about you through MySeDidik: the MySeDidik mobile app and the enrolment website enrol.sedidik.com.my. It is issued under the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), as amended by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024, and SeDidik’s Data Governance Policy.
1. Who is responsible for your data
SeDidik Sdn Bhd (50688-T), No. 53, Lot 2303, Sub Seksyen 66, Yoshi Square, Jalan Pelabuhan, 93450 Kuching, Sarawak, is responsible for the personal data in MySeDidik. The MySeDidik system is built and operated for us by our appointed service provider, Vintana Labs Sdn. Bhd., which may only use the data on our instructions and under a written agreement.
2. Personal data we collect
About your child:
name, MyKid or birth certificate number, date of birth, gender, nationality, race, religion and photo for identification;
centre, class, enrolment and fee package;
attendance, drop-off and pick-up records;
health, allergy, dietary and medical information, and any special needs or early intervention information you share with us;
learning plans, observations, developmental assessments and samples of your child’s work;
photos and videos of your child taken during activities, only with your consent (see section 6).
About you and other adults:
name, MyKad number, relationship to the child, phone number, email and home address of parents or guardians;
names and phone numbers of emergency contacts and people you authorise to pick up your child (please make sure they agree to share their details with us);
occupation, employer and household income, to check eligibility and fee assistance;
billing and payment records;
messages, documents and replies you send through the app’s communication features.
Technical information: your app account, device type, and records of logins and actions in the app, kept for security and to keep MySeDidik working.
Health information and religion are sensitive personal data. We process them only with your explicit consent or where the law allows: health information only for your child’s care and safety, and religion only to arrange suitable religious or moral education and meals.
3. Where the data comes from
Most of the data comes from you when you enrol and use the app. Our educators and centre staff also record attendance, observations, assessments and activity photos while caring for your child.
4. Why we use it
to process enrolment and check eligibility for TASKA, TADIKA, Day Care and other programmes;
to care for and teach your child, plan learning and track and report on your child’s development;
to record attendance and make sure your child is only released to an authorised person;
to protect your child’s health and safety, including in emergencies, and to meet our child protection duties;
to communicate with you through announcements, chat, shared documents and the activity calendar;
to manage fees, billing and payments;
to report to government ministries and agencies where required;
to monitor and improve the quality of our services, including ISO audits, using anonymised statistics where possible;
to meet our legal obligations.
5. What you must provide
Information marked as required in the enrolment form is needed to enrol your child and keep them safe. If it is not provided, we may not be able to accept or continue the enrolment. Other information, including consent for photos, is voluntary. Refusing a voluntary item, such as photo consent, will not affect your child’s enrolment or the care your child receives.
6. Photos and videos of your child
We ask for separate consent for each of the following, and you can choose each one:
photos and videos for your child’s own learning record and for sharing with you in the app;
group photos of class activities that are shared in the app with the other parents and guardians of the same class;
use of your child’s image or work in SeDidik publications, on the SeDidik website or on social media.
Photos are taken only on SeDidik devices and stored in approved systems. Children’s names are never published together with their photo and centre. Please do not share photos of other children from the app outside the app. You can withdraw any photo consent at any time; we will stop the related use within 7 working days and remove published photos from SeDidik’s own channels within 10 working days. We cannot guarantee removal of copies that others have already shared on third-party websites.
7. Who we share it with
We do not sell personal data. We share it only when needed to provide our services or when required by law, with:
our appointed MySeDidik service provider and other approved service providers (such as data centre or cloud services), under written agreements;
relevant government ministries and agencies, namely the Ministry of Women, Early Childhood and Community Wellbeing Development Sarawak (KPWK), the Social Welfare Department (JKM) and the Ministry of Education (KPM), for required registration, reporting and monitoring;
authorities and regulators, such as the police, the courts, the Personal Data Protection Commissioner and the Social Welfare Department (for child protection), when required or permitted by law;
SeDidik’s auditors and professional advisers;
emergency or medical services, when needed to protect your child’s safety or vital interests;
TOY8, our early intervention screening partner, only if you give separate consent for your child to take part in the screening.
Every request from an authority is reviewed by our Data Protection Officer before any data is released.
8. How long we keep it
enrolment, attendance, development and health records: 7 years after your child leaves the centre, or until your child turns 21, whichever is later;
child protection records: until the child turns 25;
photos and videos: 3 years from the date taken, or earlier if you withdraw consent;
parent contact and billing records: 7 years after your child leaves the centre;
consent records: 7 years after the related use ends;
app messages and shared documents: 7 years.
After that, the data is securely destroyed or permanently anonymised.
9. Keeping it safe
Access to your child’s records is limited to named staff who need it for their work, and access is logged and reviewed. Data is protected with access controls, encryption and backups.
10. Your rights
As a parent or guardian, you may ask to access or correct your own and your child’s personal data, withdraw consent, limit how we use the data, or ask us to transmit it to another organisation where this is technically feasible. Please send your request in writing to the Data Protection Officer. We will verify your identity and that you are the child’s parent or legal guardian, acknowledge your request within 3 working days and respond within 21 days. There is no fee for your first request in any 12-month period. You can also update many details yourself in the app.
If a personal data breach is likely to cause significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and the people affected, as required by the PDPA.
11. Contact us
Data Protection Officer Email: privacy@sedidik.com.my Phone: 082-330137 You may also speak to your centre manager, who will pass your request to the Data Protection Officer on the same day.
12. Language and changes
This notice is available in English and Bahasa Melayu. If there is any difference, the Bahasa Melayu version applies. We will tell you in the app before any material change to this notice takes effect.
Notis Perlindungan Data Peribadi untuk Ibu Bapa dan Penjaga
Notis ini menerangkan cara SeDidik Sdn Bhd ("SeDidik", "kami") mengumpul dan menggunakan data peribadi anak anda dan anda melalui MySeDidik, iaitu aplikasi mudah alih MySeDidik dan laman pendaftaran enrol.sedidik.com.my. Notis ini dikeluarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) sebagaimana dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024, serta Dasar Tadbir Urus Data SeDidik.
1. Pihak yang bertanggungjawab ke atas data anda
SeDidik Sdn Bhd (50688-T), No. 53, Lot 2303, Sub Seksyen 66, Yoshi Square, Jalan Pelabuhan, 93450 Kuching, Sarawak, bertanggungjawab ke atas data peribadi dalam MySeDidik. Sistem MySeDidik dibangunkan dan dikendalikan bagi pihak kami oleh penyedia perkhidmatan yang dilantik, Vintana Labs Sdn. Bhd., yang hanya boleh menggunakan data mengikut arahan kami dan di bawah perjanjian bertulis.
2. Data peribadi yang kami kumpul
Mengenai anak anda:
nama, nombor MyKid atau sijil kelahiran, tarikh lahir, jantina, kewarganegaraan, bangsa, agama dan foto untuk pengenalan;
pusat, kelas, pendaftaran dan pakej yuran;
rekod kehadiran, penghantaran dan pengambilan;
maklumat kesihatan, alahan, pemakanan dan perubatan, serta sebarang maklumat keperluan khas atau intervensi awal yang anda kongsikan;
rancangan pembelajaran, pemerhatian, penilaian perkembangan dan contoh hasil kerja anak anda;
foto dan video anak anda semasa aktiviti, hanya dengan persetujuan anda (lihat bahagian 6).
Mengenai anda dan orang dewasa lain:
nama, nombor MyKad, hubungan dengan kanak-kanak, nombor telefon, e-mel dan alamat rumah ibu bapa atau penjaga;
nama dan nombor telefon orang yang boleh dihubungi semasa kecemasan dan orang yang anda benarkan mengambil anak anda (pastikan mereka bersetuju butiran mereka dikongsi dengan kami);
pekerjaan, majikan dan pendapatan isi rumah, untuk menyemak kelayakan dan bantuan yuran;
rekod bil dan pembayaran;
mesej, dokumen dan balasan yang anda hantar melalui fungsi komunikasi dalam aplikasi.
Maklumat teknikal: akaun aplikasi anda, jenis peranti, serta rekod log masuk dan tindakan dalam aplikasi, yang disimpan untuk keselamatan dan memastikan MySeDidik berfungsi.
Maklumat kesihatan dan agama ialah data peribadi sensitif. Kami memprosesnya hanya dengan persetujuan nyata anda atau apabila dibenarkan oleh undang-undang: maklumat kesihatan hanya untuk penjagaan dan keselamatan anak anda, dan agama hanya untuk mengatur pendidikan agama atau moral serta makanan yang sesuai.
3. Sumber data
Kebanyakan data diperoleh daripada anda semasa pendaftaran dan penggunaan aplikasi. Pendidik dan kakitangan pusat kami juga merekod kehadiran, pemerhatian, penilaian dan foto aktiviti semasa menjaga anak anda.
4. Tujuan penggunaan
untuk memproses pendaftaran dan menyemak kelayakan bagi TASKA, TADIKA, Pusat Jagaan Harian dan program lain;
untuk menjaga dan mendidik anak anda, merancang pembelajaran, serta memantau dan melaporkan perkembangan anak anda;
untuk merekod kehadiran dan memastikan anak anda hanya diserahkan kepada orang yang dibenarkan;
untuk melindungi kesihatan dan keselamatan anak anda, termasuk semasa kecemasan, serta melaksanakan tanggungjawab perlindungan kanak-kanak;
untuk berhubung dengan anda melalui pengumuman, ruang sembang, perkongsian dokumen dan kalendar aktiviti;
untuk mengurus yuran, bil dan pembayaran;
untuk membuat laporan kepada kementerian dan agensi kerajaan apabila dikehendaki;
untuk memantau dan meningkatkan kualiti perkhidmatan, termasuk audit ISO, menggunakan statistik tanpa nama jika boleh;
untuk mematuhi kewajipan undang-undang.
5. Maklumat yang wajib diberikan
Maklumat yang ditanda wajib dalam borang pendaftaran diperlukan untuk mendaftar dan menjaga keselamatan anak anda. Jika tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat menerima atau meneruskan pendaftaran. Maklumat lain, termasuk persetujuan foto, adalah secara sukarela. Penolakan perkara sukarela, seperti persetujuan foto, tidak akan menjejaskan pendaftaran atau penjagaan yang diterima oleh anak anda.
6. Foto dan video anak anda
Kami meminta persetujuan berasingan bagi setiap perkara berikut, dan anda boleh memilih setiap satu:
foto dan video untuk rekod pembelajaran anak anda sendiri dan untuk dikongsi dengan anda dalam aplikasi;
foto berkumpulan aktiviti kelas yang dikongsi dalam aplikasi dengan ibu bapa dan penjaga lain dalam kelas yang sama;
penggunaan imej atau hasil kerja anak anda dalam penerbitan SeDidik, laman web SeDidik atau media sosial.
Foto hanya diambil menggunakan peranti SeDidik dan disimpan dalam sistem yang diluluskan. Nama kanak-kanak tidak sekali-kali diterbitkan bersama foto dan pusat mereka. Sila jangan kongsi foto kanak-kanak lain dari aplikasi ke luar aplikasi. Anda boleh menarik balik mana-mana persetujuan foto pada bila-bila masa; kami akan menghentikan penggunaan berkaitan dalam tempoh 7 hari bekerja dan mengeluarkan foto yang telah diterbitkan daripada saluran milik SeDidik dalam tempoh 10 hari bekerja. Kami tidak dapat menjamin penghapusan salinan yang telah dikongsi oleh pihak lain di laman web pihak ketiga.
7. Pihak yang menerima data
Kami tidak menjual data peribadi. Kami hanya berkongsi data apabila perlu untuk menyediakan perkhidmatan kami atau apabila dikehendaki oleh undang-undang, dengan:
penyedia perkhidmatan MySeDidik yang dilantik dan penyedia perkhidmatan lain yang diluluskan (seperti pusat data atau perkhidmatan awan), di bawah perjanjian bertulis;
kementerian dan agensi kerajaan yang berkaitan, iaitu Kementerian Pembangunan Wanita, Kanak-Kanak dan Kesejahteraan Komuniti Sarawak (KPWK), Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), bagi tujuan pendaftaran, pelaporan dan pemantauan yang dikehendaki;
pihak berkuasa dan badan kawal selia, seperti polis, mahkamah, Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan Jabatan Kebajikan Masyarakat (bagi perlindungan kanak-kanak), apabila dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang;
juruaudit dan penasihat profesional SeDidik;
perkhidmatan kecemasan atau perubatan, apabila perlu untuk melindungi keselamatan atau kepentingan penting anak anda;
TOY8, rakan saringan intervensi awal kami, hanya jika anda memberikan persetujuan berasingan untuk anak anda menyertai saringan tersebut.
Setiap permintaan daripada pihak berkuasa akan disemak oleh Pegawai Perlindungan Data kami sebelum sebarang data diberikan.
8. Tempoh penyimpanan
rekod pendaftaran, kehadiran, perkembangan dan kesihatan: 7 tahun selepas anak anda meninggalkan pusat, atau sehingga anak anda berumur 21 tahun, mengikut mana-mana yang lebih lewat;
rekod perlindungan kanak-kanak: sehingga kanak-kanak berumur 25 tahun;
foto dan video: 3 tahun dari tarikh diambil, atau lebih awal jika anda menarik balik persetujuan;
rekod perhubungan dan bil ibu bapa: 7 tahun selepas anak anda meninggalkan pusat;
rekod persetujuan: 7 tahun selepas penggunaan berkaitan tamat;
mesej dan dokumen dalam aplikasi: 7 tahun.
Selepas itu, data dimusnahkan dengan selamat atau dijadikan tanpa nama secara kekal.
9. Keselamatan data
Akses kepada rekod anak anda terhad kepada kakitangan yang dinamakan dan memerlukannya untuk tugas mereka, dan akses tersebut direkod dan disemak. Data dilindungi dengan kawalan akses, penyulitan dan sandaran.
10. Hak anda
Sebagai ibu bapa atau penjaga, anda boleh meminta untuk mengakses atau membetulkan data peribadi anda dan anak anda, menarik balik persetujuan, mengehadkan cara kami menggunakan data, atau meminta data dihantar kepada organisasi lain jika ia boleh dilaksanakan secara teknikal. Sila hantar permintaan anda secara bertulis kepada Pegawai Perlindungan Data. Kami akan mengesahkan identiti anda dan bahawa anda ialah ibu bapa atau penjaga sah kanak-kanak tersebut, mengakui penerimaan permintaan dalam tempoh 3 hari bekerja dan memberikan jawapan dalam tempoh 21 hari. Tiada bayaran dikenakan bagi permintaan pertama anda dalam mana-mana tempoh 12 bulan. Anda juga boleh mengemas kini banyak butiran sendiri dalam aplikasi.
Jika berlaku pelanggaran data peribadi yang mungkin menyebabkan kemudaratan ketara, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan individu yang terjejas, sebagaimana dikehendaki oleh PDPA.
11. Hubungi kami
Pegawai Perlindungan Data E-mel: privacy@sedidik.com.my Telefon: 082-330137 Anda juga boleh berhubung dengan pengurus pusat anda, yang akan menyerahkan permintaan anda kepada Pegawai Perlindungan Data pada hari yang sama.
12. Bahasa dan perubahan
Notis ini disediakan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. Jika terdapat sebarang perbezaan, versi Bahasa Melayu akan terpakai. Kami akan memaklumkan anda dalam aplikasi sebelum sebarang perubahan penting kepada notis ini berkuat kuasa.